fbpx

Phần mềm quản lí công việc: Vì sao ngày càng được sử dụng phổ biến?

Thế giới công nghệ phát triển đòi hỏi mỗi người, mỗi doanh nghiệp phải luôn cố gắng để không kịp tụt hậu phía sau. Trong học tập phải học tập những phương pháp mới nhất. Trong công việc, làm thế nào để có thể tối thiểu hóa được sức lao động, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất lao động nhất. Để đáp ứng những nhu cầu đó, công nghệ mới ra đời, phần mềm quản lí công việc ra đời. Bạn có tò mò về những lợi ích của nó đưa lại? Ở bài viết này, ETADO sẽ trả lời cho bạn câu hỏi Vì sao phần mềm quản lí công việc ngày càng được sử dụng phổ biến nhé!

1. Phần mềm quản lí công việc là gì?

Phần mềm quản lí công việc là một nền tảng hoặc công cụ cho phép bạn và nhóm của bạn chia nhỏ các dự án lớn và mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ có thể quản lý, sau đó cộng tác hiệu quả với nhau trong không gian làm việc ảo chung. Khác với quản lý dự án và nhiệm vụ, phần mềm như vậy thường cho phép bạn vạch ra kế hoạch dự án, phân công nhiệm vụ và thời hạn, theo dõi thời gian, liên lạc với nhóm, chia sẻ và lưu trữ tệp, tích hợp ứng dụng của bên thứ ba, hiểu rõ hơn về hiệu suất và hơn thế nữa.

cong viec

Xem thêm: Tại sao cần lập kế hoạch trước khi thực hiện công việc

2. Lợi ích của phần mềm quản lí công việc

Đầu tiên, bạn và nhóm của bạn có thể tạo, quản lý và hoàn thành các dự án và nhiệm vụ một cách kịp thời, hiệu quả và không gây mệt mỏi . Tiếp theo, nó giúp tiết kiệm thời gian của nhóm bạn và cải thiện năng suất khi mọi người thường xuyên ở trên cùng một trang và có thể giao tiếp , chia sẻ tệp và cộng tác một cách dễ dàng . Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, mọi dự án đều có thể thành công với phần mềm và cách sử dụng phù hợp. Cụ thể:

Quản lý công việc hiệu quả

Quản lý nhiều nhiệm vụ có thể khó khăn, đặc biệt là khi bạn có nhiều dự án xảy ra đồng thời. Cho dù bạn cần phân công, ưu tiên, quản lý hoặc hoàn thành các nhiệm vụ, một hệ thống quản lý tác vụ có thể giúp bằng cách tự động hóa và hợp lý hóa các nhiệm vụ để bạn và nhóm của bạn có thể làm việc hiệu quả hơn.

Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Đã qua rồi cái thời bạn chỉnh sửa các quy trình kinh doanh của mình cho phù hợp với phần mềm trên thực tế, mô hình ngày nay hoàn toàn ngược lại. Phần mềm quản lý tác vụ cho phép bạn tạo và tùy chỉnh quy trình làm việc của riêng bạn để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Quan trọng hơn, nó cung cấp khả năng mở rộng, có nghĩa là phần mềm phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn, vì vậy bạn không cần phải mua một hệ thống quản lý tác vụ mới khi doanh nghiệp của bạn mở rộng. Nó cung cấp cho bạn sự kiểm soát, thuận tiện và tiết kiệm chi phí bạn cần để đi trước các đối thủ cạnh tranh.

phan mem quan li cong viec

Quản lý thời gian và tiền bạc hiệu quả

Theo một khảo sát do Clarizen thực hiện, 47,7% người quản lý dự án coi độ phức tạp của dự án là một thách thức lớn đối với người quản lý dự án và sự phức tạp này khiến cho các nhà quản lý dự án gặp khó khăn hơn bao giờ hết và đúng ngân sách. Việc sử dụng tối ưu các nguồn lực là rất quan trọng đối với thành công kinh doanh trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay và nhờ các công cụ quản lý tác vụ, bạn có thể theo dõi từng phút và đô la chi cho các hoạt động của dự án. Với theo dõi và theo dõi thời gian thực, bạn có thể xác định và khắc phục các sự cố trước khi chúng leo thang.

Giao tiếp không bị gián đoạn

Theo khảo sát, hầu hết các nhà quản lý dự án đều có khả năng giao tiếp kém 62,3% là một trở ngại lớn nhất. Phần mềm quản lý dự án đi kèm với các công cụ giao tiếp tích hợp giúp bạn liên tục kết nối với các thành viên trong nhóm. Thiết lập kênh liên lạc hai chiều và khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ các vấn đề của họ cho phép bạn và nhóm của bạn làm việc gắn kết, tránh các lỗ hổng truyền thông có thể dẫn đến hiểu lầm và các dự án thất bại.

Cải thiện khả năng tiếp cận

Những tiến bộ trong công nghệ điện toán đám mây đã mở đường cho nhiều công cụ quản lý dự án và quản lý dự án dựa trên đám mây mới. Một trong những lợi thế lớn nhất của phần mềm dựa trên đám mây là bạn không cần tải xuống hoặc cài đặt phần mềm, cũng như không yêu cầu phần cứng đắt tiền. Ngoài ra, người dùng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi bằng thiết bị có kết nối Internet, vì vậy mọi người đều có thể dễ dàng cập nhật bất kể vị trí thực tế của họ.

Hợp tác nhóm

Không có gì tệ hơn cho các nhà quản lý dự án hơn là nhìn thấy mọi thành viên trong nhóm di chuyển theo một hướng khác nhau. Sự gắn kết nhóm là mấu chốt cho thành công của dự án và đó là công việc của người quản lý dự án để đoàn kết các thành viên trong nhóm làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Điều đó chỉ có thể khi bạn cộng tác trong các dự án và khuyến khích đầu vào từ tất cả các thành viên trong nhóm. Tạo tinh thần đồng đội trong đó tất cả các thành viên trong nhóm giúp đỡ và giao tiếp cởi mở với nhau là điều cần thiết để giải quyết mọi vấn đề có thể đe dọa đến sự gắn kết của nhóm.

phan mem quan li trung tam tieng anh

Độ tin cậy và bảo mật

Với các cuộc tấn công mạng tăng vọt, các doanh nghiệp quan tâm hơn bao giờ hết về bảo mật thông tin bí mật, đặc biệt là dữ liệu riêng tư của khách hàng của họ. Phần mềm quản lý tác vụ cung cấp các tính năng bảo mật cho phép bạn hạn chế quyền truy cập và bảo vệ thông tin nhạy cảm. Một số công cụ cũng cho phép bạn kiểm soát thông tin bạn muốn chia sẻ để bạn có thể tiến hành các cuộc họp với cả khách hàng và thành viên nhóm mà không tiết lộ thông tin bí mật.

Với những lợi ích của phần mềm quản lí công việc như ETADO đã chia sẻ, chắc hẳn bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi Vì sao phần mềm quản lí công việc ngày càng được sử dụng phổ biến rồi phải không? Hi vọng một số thông tin mà ETADO chia sẽ sẽ giúp bạn có được những sự lựa chọn đúng đắn nhất cho doanh nghiệp của mình.

Xem thêm: Phần mềm quản lí trung tâm anh ngữ

Để biết thêm về các dịch vụ của ETADO, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 0865 622 633 hoặc gửi email về [email protected] để được giải đáp và tư vấn nhé.

Chia sẻ bài viết