fbpx

Giai đoạn quản lí dự án cơ bản

Quản lí dự án liệu có khiến bạn cảm thấy mệt mỏi? Bạn luôn bộn bề với đống công việc, không biết đã làm được những gì cho dự án của mình rồi. Đừng lo, đọc bài viết này với ETADO, chúng tôi sẽ đưa ra giải pháp cho bạn trong vấn đề quản lí dự án, đưa ra các giai đoạn quản lí dự án để bạn có thể sắp xếp hiệu quả nhé.

Quản lý dự án  là việc áp dụng các quy trình, phương pháp, kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm để đạt được các mục tiêu dự án cụ thể   theo các tiêu chí chấp nhận dự án trong các tham số đã thỏa thuận. Quản lý dự án có các  sản phẩm cuối cùng  được giới hạn trong một khoảng thời gian và ngân sách hữu hạn.

Bây giờ hãy đi vào các giai đoạn quản lí dự án nhé!

Giai đoạn 1: Khởi công dự án

Đây là sự khởi đầu của dự án và mục tiêu của giai đoạn này là xác định dự án ở mức độ rộng. Giai đoạn này thường bắt đầu với một trường hợp kinh doanh. Đây là khi bạn sẽ nghiên cứu xem dự án có khả thi hay không và liệu nó có nên được thực hiện hay không. Nếu cần kiểm tra tính khả thi, đây là giai đoạn của dự án sẽ hoàn thành.

phan mem quan li cong viec

Các bên liên quan quan trọng sẽ thực hiện trách nhiệm của mình để giúp quyết định xem dự án có phải là một hướng đi hay không. Nếu được bật đèn xanh, bạn sẽ cần phải tạo một điều lệ dự án hoặc một tài liệu khởi tạo dự án (PID) để phác thảo mục đích và yêu cầu của dự án. Nó nên bao gồm nhu cầu kinh doanh, các bên liên quan và trường hợp kinh doanh

Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án

Giai đoạn này là chìa khóa để quản lý dự án thành công và tập trung vào việc phát triển một lộ trình mà mọi người sẽ tuân theo. Giai đoạn này thường bắt đầu với việc thiết lập mục tiêu. Hai trong số các phương pháp phổ biến hơn để đặt mục tiêu là THÔNG MINH và RÕ RÀNG:

Mục tiêu SMART – Phương pháp này giúp đảm bảo rằng các mục tiêu đã được xem xét kỹ lưỡng. Nó cũng cung cấp một cách để hiểu rõ ý nghĩa của quá trình thiết lập mục tiêu.

S pecific – Để đặt mục tiêu cụ thể, hãy trả lời các câu hỏi sau: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, cái gì và tại sao.
M dễ dàng – Tạo tiêu chí mà bạn có thể sử dụng để đo lường sự thành công của mục tiêu.
Một mục tiêu có thể đạt được – Xác định các mục tiêu quan trọng nhất và những gì sẽ cần để đạt được chúng.
R ealistic – Bạn nên sẵn sàng và có thể làm việc hướng tới một mục tiêu cụ thể.
T imely – Tạo khung thời gian để đạt được mục tiêu.

giai doan quan li du an

 

Mục tiêu rõ ràng – Một phương pháp mới hơn để thiết lập các mục tiêu có tính đến môi trường của các doanh nghiệp phát triển nhanh hiện nay.

C ollaborative – Mục tiêu nên khuyến khích nhân viên làm việc cùng nhau.
L bắt chước – Chúng nên được giới hạn trong phạm vi và thời gian để giữ cho nó có thể quản lý được.
E Motional – Mục tiêu nên chạm vào niềm đam mê của nhân viên và là thứ họ có thể hình thành một kết nối cảm xúc. Điều này có thể tối ưu hóa chất lượng công việc.
Một mục tiêu – Chia các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể nhanh chóng đạt được.
R efinable – Khi có tình huống mới phát sinh, hãy linh hoạt và tinh chỉnh các mục tiêu khi cần thiết.

Trong giai đoạn này, phạm vi của dự án được xác định và kế hoạch quản lý dự án được phát triển. Nó liên quan đến việc xác định chi phí, chất lượng, tài nguyên có sẵn và thời gian biểu thực tế. Các kế hoạch dự án cũng bao gồm thiết lập đường cơ sở hoặc các biện pháp thực hiện. Chúng được tạo ra bằng cách sử dụng phạm vi, lịch trình và chi phí của một dự án. Một đường cơ sở là điều cần thiết để xác định xem một dự án có đang đi đúng hướng hay không.

Xem thêm: Vì sao phần mềm quản lí công việc ngày càng được sử dụng phổ biến?

Giai đoạn 3: Thi công dự án

Đây là giai đoạn mà việc cung cấp được phát triển và hoàn thành. Điều này thường cảm thấy như thịt của dự án vì rất nhiều điều đang xảy ra trong thời gian này, như báo cáo trạng thái và các cuộc họp, cập nhật phát triển và báo cáo hiệu suất. Một cuộc họp khởi động thường đánh dấu sự khởi đầu của giai đoạn Thực hiện Dự án nơi các đội tham gia được thông báo về trách nhiệm của họ.

Các nhiệm vụ đã hoàn thành trong Giai đoạn thực thi bao gồm:

  • Phát triển đội ngũ
  • Gán nhiệm vụ
  • Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
  • Quản lý đấu thầu nếu cần
  • PM chỉ đạo và quản lý thực hiện dự án
  • Thiết lập hệ thống theo dõi
  • Nhiệm vụ được thực hiện
  • Cuộc họp tình trạng
  • Cập nhật tiến độ dự án
  • Sửa đổi kế hoạch dự án khi cần thiết

Trong khi giai đoạn giám sát dự án có một loạt các yêu cầu khác nhau, hai giai đoạn này thường xảy ra đồng thời.

Giai đoạn 4: Giám sát, thực thi dự án

Đây là tất cả về việc đo lường tiến độ và hiệu suất dự án và đảm bảo rằng mọi thứ xảy ra đều phù hợp với kế hoạch quản lý dự án. Người quản lý dự án sẽ sử dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để xác định xem dự án có đi đúng hướng hay không. Một PM thường sẽ chọn hai đến năm trong số các KPI này để đo lường hiệu suất dự án:

  • Mục tiêu dự án : Đo lường nếu một dự án đúng tiến độ và ngân sách là một dấu hiệu cho thấy dự án sẽ đáp ứng các mục tiêu của các bên liên quan.
  • Chất lượng phân phối : Điều này xác định nếu phân phối nhiệm vụ cụ thể đang được đáp ứng.
  • Theo dõi nỗ lực và chi phí: Các PM sẽ tính toán cho nỗ lực và chi phí tài nguyên để xem ngân sách có đi đúng hướng hay không. Loại theo dõi này thông báo nếu một dự án sẽ đáp ứng ngày hoàn thành dựa trên hiệu suất hiện tại.
  • Hiệu suất dự án: Điều này theo dõi những thay đổi trong dự án. Cần xem xét số lượng và loại vấn đề phát sinh và cách chúng được giải quyết nhanh chóng. Đây có thể xảy ra từ những rào cản không lường trước và thay đổi phạm vi.

Trong thời gian này, các PM có thể cần điều chỉnh lịch trình và nguồn lực để đảm bảo dự án đi đúng hướng

website

Giai đoạn 5: Kết thúc dự án

Giai đoạn này đại diện cho dự án hoàn thành. Các nhà thầu được thuê để làm việc cụ thể cho dự án bị chấm dứt tại thời điểm này. Các thành viên trong nhóm có giá trị được công nhận. Khi một dự án hoàn thành, đôi khi được gọi là một bài đăng xác thực – để đánh giá những gì diễn ra tốt đẹp trong một dự án và xác định những thất bại của dự án. Điều này đặc biệt hữu ích để hiểu bài học kinh nghiệm để có thể cải thiện cho các dự án trong tương lai.

Khi dự án hoàn thành, các PM vẫn còn một vài nhiệm vụ phải hoàn thành. Họ sẽ cần tạo một danh sách các dự án về những điều chưa hoàn thành trong dự án và làm việc với các thành viên trong nhóm để hoàn thành chúng. Thực hiện ngân sách dự án cuối cùng và chuẩn bị báo cáo dự án cuối cùng. Cuối cùng, họ sẽ cần thu thập tất cả các tài liệu dự án và các sản phẩm giao và lưu trữ chúng ở một nơi duy nhất.

Trên đây là các giai đoạn quản lí dự án mà ETADO cung cấp, hi vọng nó có thể giúp đỡ các bạn trong phần công việc của mình.

Trải qua 4 năm hình thành và phát triển, ETADOCông ty phần mềm và thiết kế Website chuyên Nghiệp đã không ngừng nỗ lực mang đến những dịch vụ tốt nhất cho quý khách hàng. Bằng kinh nghiệm cũng như khả năng của mình, chúng tôi tự hào là lựa chọn hàng đầu của mọi doanh nghiệp khi có nhu cầu: tư vấn thiết kế và xây dựng website, lập trình ứng dụng Mobile và đưa ra các giải pháp phần mềm hiệu quả như phần mềm quản lí trung tâm anh ngữ,..

Xem thêm: 10 kỹ năng chính của nhà quản lí bạn nên biết

Chia sẻ bài viết